Dosya Numaralandırma Sistemi Önerimiz

Yıllardır uygulanagelmekte olan çok basit ve sıradan bir dava dosya numaralandırma sistemimiz var. Davanın türü veya mahkemesi ne olursa olsun dosya numaralarımız şu şekildedir: 2018/1234. İster ceza davası ister hukuk davası ister icra dosyası olsun bütün yargı birimleri aynı basit sistemi kullanıyor. Yıllardan beri kullanılan bu sıradan dosya sistemi gerçekten işlevsel ve iyi bir sistem mi? Ve bu dosya numaralandırma sisteminin daha iyisi olabilir mi?

Dosya Numaraları 2021 ile Başlamak Zorunda mı Acaba?

Örneğin yıl ile başlayalım: dosya numarasını 2018 ile başlatmak gerekli mi gerçekten? Sadece 18 yazsak bunun 2018 olduğu belli olmaz mı? 2100’lü yıllara geldiğimizde de dosya numaraları, 100, 101 vs diye başlamaya devam edebilir. Bu sistemi değiştirmek ve dosya numaralarını yeniden başa almak için 3000’li yıllara gelmemiz ve dosya numaralandırma sistemini değiştirmemiz için 992 sene geçmesi gerekiyor. Bu itibarla dosya numaraları önündeki 20 rakamını bence tamamen çöpe atabiliriz. Böylece konuşurken iki hece, yazarken de 2 rakam tasarruf etmiş oluruz. Kaldı ki aynı şeyi zaten tarih atarken ben dahil çoğu kişi yapıyor.

Aykırı Karakter “/”

Şimdi gelelim ismi konusunda konsensus olmayan ve anlaşılma sorunu yaşayan “/” karakterine. Buna İngilizce’de “slash” deniyor ve karakterin sağa veya sola yatık olmasına göre slash ya da backslash ifadesi kullanılıyor. Türkçe’de bu işaretin tam Türkçe karşılığı olmasa da bölme anlamında “taksim” sözcüğü kullanılıyor. Peki dava dosyalarında geçen bu karaktere ne diyoruz? Sadece “E” diyoruz. 2018/123 için “İkibinonsekiz’e Yüzyirmiüç” dediğimizde bu karakterin tam karşılığı “E” oluyor normal olarak. Malum olduğu üzere uygulamada kimse “2018 taksim 123″ veya 2018 sılaş 123” demiyor. İsmi bile belirsiz olan bu karakterin fonksiyonu ne peki? Çok basit bir görevi var bu sorunlu karakterin, o da yıl ile dosya numarasını ayırmak. Normalde 2018123 olacak dosya ismini 2018/123 yapmış oluyor sadece. Dolayısıyla bu ne idüğü belirsiz karakterin tek ama tek işlevi yıl ve dosya numarası arasında bariyer işlevi görmek.

Ayrıca, “/” karakteri konusunda yaşanan bir başka problem ise Windows işletim sisteminde slash (/) karakteri içeren bir dosya ismi kullanmanın mümkün olmamasıdır. Dolayısıyla dava dosyalarınızı dosya numarasına göre klasörlere kaydetmek istediğinizde klasöre veya herhangi bir dosyaya 2018/123 şeklinde isim vermeniz mümkün değildir. Bunun bir başka yansıması olarak banka işlemleri olmak üzere bazı dijital alanlarda bu karakterin teknik olarak kullanılmasının mümkün olmamasıdır. Örneğin havale ve EFT açıklamasına “/” karakteri teknik olarak konulamadığından bir dosya için yapılan banka ödemesinin açıklama kısmına dosya numarası tam olarak yazılamamakta ve 2018-1234 veya 2018.1234 gibi alternatifler üretmek zorunda kalınmaktadır. Bu karakterin yaşattığı bir başka sorun da ister mobil telefon ister tablet isterse bilgisayar olsun tek tuşa basarak bu karakteri yazmanın mümkün olmamasıdır. Özel bir karakter olduğu için / ifadesini yazabilmek için bazen iki bazen 3 ayrı tuşa basmak gerekmektedir. Önemsiz bir ayrıntı gibi görünebilir ama çok sayıda dosya numarasının üst üste yazılmasının gerektiği durumlarda biraz külfet getiren bir durum.

“/” Karakterine Alternatif

Peki yıl ile dosya numarasını ayırmak için bu tartışmalı ve Türkçe karşılığı tam olmayan karakter yerine daha fonksiyonel ve daha işe yarar bir alternatif koysak nasıl olur? Örneğin esas manasına gelen E harfi kullanılsa çok daha iyi olmaz mı? 2021E1234 dediğinde, E harfi aynen slash gibi yıl ile dosya numarasını ayırmış hem de dosyanın esas dosyası olduğunu belirtmiş olacaktır. Aynı şekilde 2021K123 dendiğinde bu da karar numarası olacaktır. Değişik iş dosyaları için de 2021D123 kullanılabilir.

Hatta bu slash karakterinin yerine dava türünü belirten bir harf konulabilir. O zaman Türkiye’deki en genel dosya ayrımını bir başka deyişle yargı sistemini baz alsak ve hukuk dosyaları için H, ceza dosyaları için C, idari dosyalar için İ, vergi dosyaları için V, savcılık soruşturma dosyaları için de S harflerini kullansak fena olmaz değil mi? Tek harfin az olacağı düşünülürse o zaman hukuk için HK, ceza için CZ, idari yargı için İD, vergi dava dosyaları için VG ve savcılık dosyaları için de SR harfleri kullanılabilir.

Örnekler:

2018H1234, 2018C1234, 2018İ1234, 2018S1234 veya 2018HK1234, 2018CZ1234, 2018İD1234, 2018SR1234

Böylece en azından hukuk dava dosyaları için tüm hukuk mahkemeler (ticaret, aile, asliye ve sulh hukuk, tüketici vs) H veya HK harfleri ile dosya numaralandırma yaparken aynı şekilde ceza mahkemeleri de türü ve derecesi ne olursa olsun C veya CZ harflerini kullanabilecektir. Böylece bir dosya numarasına bakıldığına en azından hangi yargı türüne ait olduğunu anlamak mümkün olacaktır. Bir müvekkil kendisine açılan dava dosyasını söylediğinde, avukat böylece en azından hangi yargı türüne bakması gerektiğini bilecektir. Hukuk mahkemeleri ile ceza mahkemeleri arasında dosya celbi söz konusu olduğunda hangi dosyanın hangi mercide olduğu sadece dosya isminden anlaşılabilecektir. Böylece, yıl ile dosya numarası arasında koyacağımız bir veya iki harf sadece yıl ile numarayı ayırmayacak dosyanın hangi yargı türüne ait olduğunu da gösterecektir.

Kısa ve İşlevsel Bir Dosya Numarası

Şimdi tekrar yıl meselesine dönersek ve binli hane olan 20 ifadesini de çöpe atarsak ve yukarıdaki şekilde yıl ve dosya numarasını da belirtici bir harfle ayırırsak dosya numaraları şu şekilde son derece basit ve işlevsel olacaktır:

18H1234, 18C1234, 18İ1234, 12S1234 veya 18HK1234, 18CZ1234, 18İD1234, 18SR1234

Bu dosya numaralandırma sisteminin hiçbir olumsuz yanı olmadığı gibi pek çok avantajı olacaktır:

İsmi ve söylenişi belirsiz “/” karakterinden kurtulmak,
Dosya numarasını yazarken veya söylerken davanın veya dosyanın hangi yargı türünde (hukuk, ceza vs) olduğunun anlaşılması,
Teknik olarak “/” karakterinin yazılmadığı durumlarda alternatif başka karakterler bulmak zorunda kalmamak,
Klavyede iki veya 3 tuşa basarak çıkartılan “/” karakterine yerine tek tuşa basılarak çıkartılan harf kullanmak,

Dosya numaralandırma sisteminin değiştirilmesinin çok zahmetli ve külfetli bir işlem olduğunu düşünmüyorum. Bunun ön hazırlıkları yapıldıktan sonra çıkartılacak ve/veya değiştirilecek yönetmelik ve tebliğler ile mevcut yıl içerisinde yasal altyapı hazırlanıp bir sonraki yılının Ocak ayının birinci gününden itibaren yeni dosya numaralandırma sistemi kullanılabilir diye düşünüyorum.

Bu arada madde, fıkra ve bent atıflarında da slash karakteri kullanılmamasına ilişkin bir başka önerimizin yer aldığı diğer yazımız madde atıflarında parantez kullanılması önerimiz başlığında yayınlanmıştır.

Av. İlker Atamer